2013年5月17日 星期五

當合格低頭族，聰明手機反而拖慢工作效率的10個反省


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老實承認我自己也常常在反省：今天是不是當了一個不合格的低頭族？請注意我這裡說的是「不合格的」低頭族，也就是低頭並非一定是壞事，我用手機處理緊急工作、規劃時間、滿足生活需求，這怎麼會是壞事？所以重點在於什麼是不合格？

這裡的不合格標準或許不一定適合你，但是我想帶著大家一起來思考，在使用一個新的工具或方法時，是不是可能走偏了，可能失去了原本的精神，產生了許多副作用。

以行動裝置來說，我的不合格就在於某些作法是否反而更加沒有效率？可能傷害了原本習慣中美好的部份？可能產生工作與生活上的新障礙？而當有了這些不合格的習慣後，又要怎麼避免呢？



有些東西的立意是好的，這不是工具的錯，而是使用者沒有依據自己的需求，好好思考如何來利用它們。


  • 01.一直被打斷：開啟過多手機通知震動或推播
手機推播功能絕對是「好」發明，當你有非常重要的新任務時可以當下以醒目的方式通知你，讓你緊急處理，這當然是好事。也因為如此，每個行動裝置上的 App 都喜歡做「推播」，或是做「通知」，因為每個 App 都覺得自己對用戶很重要，這些都無可厚非。

但是，身為一個用戶，如果就這樣全盤接受就是錯的，行動裝置讓你缺乏工作效率的第一個問題，就是「用戶開啟了」過多的推播通知，不時出現的震動、鈴聲、閃燈不斷的打斷我們正在進行的動作。

那麼要怎麼做好呢？我自己的建議是，以各種即時通訊軟體來說，我會關閉所有簡訊即時通的「震動」、「推播」、「閃燈」等明顯的通知，除非我自己打開手機，要不然我不會知道有人傳訊息給我。

這樣我才能獲得自己時間的主導權，在我有空時，才去處理這些訊息回覆，我正在專心工作時就不會被打斷。

另外這些即時通訊軟體都缺乏一個像是 Gmail App 的關鍵功能，在 Gmail App 中可以設定「只推撥通知重要郵件」，也就是一般新郵件不會提醒你，這才是推播的意義所在，希望有天即時通軟體也能具備「只通知重要聯絡人」功能。


  • 2.愈做愈慢！？在網路不穩定的環境下......
手機有時候電力忽然消耗很兇，如果排除軟體的問題（你沒有更新或安裝什麼新的軟體），那麼很有可能是：遇到網路不穩的環境。當網路不穩定時，如果硬要上網、看社群、傳照片，那麼因為速度很慢，只好花更多時間同步，還可能常常上傳、載入失敗而重來，開啟手機愈久，當然就愈耗電。

我自己的類似經驗通常發生在每天下班時的捷運上，有可能捷運部分地段收訊不穩定，有可能下班時間人潮太多，總之，我之前還是喜歡在這個時候去讀新聞、去載入 Facebook 訊息，只是常常要載入很久，甚至載入失敗，然後在10～20分鐘的通勤路線上，最後只成功載入並看到一兩則新聞。

這樣不僅耗電，還很沒有效率。想要上網有其他零碎時間可以用，那時候網路環境穩定就能加快載入，所以當遇到網路不穩定時，就做點別的事情吧！

 例如善用零碎時間在手機上用 Evernote 離線筆記一篇草稿、離線閱讀一篇透過 Pocket 轉存的稍後閱讀文章。


  • 3.其實有不同的方法：沒有善用雲端同步工具
前面才提到使用行動裝置會遇到網路不穩的情況，而且還每天都可能遇到，現在卻要大家活用必須有網路才能執行的雲端同步工具嗎？
是的，因為網路不穩是特殊情境，但當你有申請行動上網後，大多時候是有正常網路可以使用的，即使到了高山旅館，都可能有定點的無線網路能夠操作。而這時候善用雲端同步服務能夠更有效率的使用智慧型手機。
不管是用 iTunes 整理 iPhone 各 App 要使用的檔案，或是用電腦上的檔案總管整理 Android 手機磁碟，都是一件麻煩的事情，而且一定要先在你的電腦上完成整理操作，這樣的習慣限制了手機可以使用的範圍，會變成你沒有事先準備好檔案的話手機就什麼都不能做。

這種把手機當做隨身碟來使用的方式很沒有效率，如果善用 Dropbox、 Google Drive 這類雲端服務，隨時你的電腦端檔案和手機就是互通的，只要有網路就能隨時把檔案抓到手機上使用，根本不用事先手動整理。


  • 4.安全的兩難：到底要不要有密碼鎖？
當真的依賴手機滿足很多行動工作需求時，這台行動裝置就變成擁有許多你的私人資料，當然要好好的保護它。為了不要讓其他人隨便拿到手機就能看到裡面的資訊，或是手機不小心遺失後也能確保不會被使用內部資料。
因此手機設定一個密碼鎖是一個可以考慮的作法，不只是滑動解鎖，還要輸入密碼才能開啟手機。

但是，有了密碼鎖後，每次開啟手機螢幕都要輸入密碼，這樣不是增加很多工作麻煩，讓使用流程變得很沒有效率嗎？過度的安全保護，確實也讓使用手機變成一個增加自己操作負擔的事情。

我自己則是採取一個折衷的作法，這個方法目前只能在 Android 裝置上使用。我會進入「安全性」設定中，進行下列設定：
  • 開啟密碼鎖功能。
  • 休眠10分鐘以上就自動啟動密碼鎖。
  • 但是手動按下電源按鈕時不啟動密碼鎖。
這是什麼意思呢？這就可以讓我平常在行動中、旅途中使用手機時，用完可以按下電源按鈕關閉螢幕以省電，但是在10分鐘以內如果我需要繼續使用手機，打開螢幕後不需要再次輸入密碼。像是旅途中要隨時查交通路線，或是行動工作中做筆記，都會有類似需求。
這就兼顧了安全性與方便性，不會讓安全性損害太多工作效率。


  • 5.感受與記錄的當下：太少或太多使用手機相機
就以到餐廳用餐來說吧！當然，為了某種保密需求，有些餐廳會禁止顧客拍照，這當然要尊重餐廳的選擇。那麼，在允許拍照的用餐環境下，到底該不該拿出手機拍照呢？

有些朋友可能覺得完全不行，因為覺得很怪，可是如果這一餐是一個很棒的回憶呢？如果這些美食就是一種記憶人生的方式呢？

有些朋友則可能瘋狂熱衷此道，什麼都拍，而且專注的要拍到好的角度，結果東西冷掉了，甚至沒有心情慢慢享受食物的味道。

過與不及都不好，拍照作為一種記憶的方式其實是很美好的，美食品味的面向之一當然也包含用拍照記錄外觀之色。但更重要的是自己去感受當下的景色、食物或人與人之間的關係：「有了感受，才做記錄」，這樣的紀錄就很合宜。但沒有感受只做記錄，就會傷害了自己體驗的感動。


  • 06.學會延遲分享：我愛分享，但不愛即時分享
當然，有些東西要即時分享，例如一個關乎社會的重要事件而你就在現場。
但是，大多數東西不需要即時分享，如果你看過我在 Google+ 或 Facebook 分享去任何地方玩、推薦任何美食，那「絕對不是」當下發生的事情。
為什麼要延遲分享？這就是前面一點所說的，當下重要的是自己去感受、去思考、去體驗，通常這是沒有時間去做分享的，一旦在這些時刻還立刻打開手機準備分享，只會影響到自己工作與生活的品質。
沒有品質，也就沒有所謂的效率的，因為效率這個詞，是要同時兼顧速度與品質的。


  • 07.過度在意？何必擔心你的手機電力不足
大家買了智慧型手機，再便宜也都價格不菲，所以當然會在意手機的效能、電力等等，但是很多時候我們都過度在意而搞錯了應該在意的重點。
像是雲端同步、智能助理、地圖自動記錄等等功能當然會「比較」耗電，但需不需要在意？其實不需要，為了怕耗電，去關閉這些可能對你非常有幫助的功能，根本是本末倒置。
我們可以找出那些「因為軟體不好」而造成的耗電、低效能問題，但對於軟體正常使用需要的電力與效能則應該好好讓他們「不斷的消耗掉」，因為這表示你非常好的利用著自己的手機完成更多的工作。
沒電？多帶一顆電池、多買一個行動電源，讓你一天的旅行、工作都可以透過智慧型手機達到更多滿足，不是更好嗎？


  • 08.稍後再做：「非同步」也很有效率
我其實愛電子郵件更勝即時通訊，愛 Facebook 收件匣更勝 Facebook 即時通。為什麼？因為這些比較的前者都是一種「非同步」的互動方式，對方傳訊息給我，我永遠可以等，可以稍後再答覆。
這裡的同步和前面的同步講的是不一樣的事情，「非同步」是說我們一起在做一件事情時，不用同時做，但有一起做的效果。當大家都可以稍後再做時，其實才能最有效的運用每一個人的時間。
而智慧型裝置把工作與網路帶到一個隨身攜帶、隨身就能執行的境界，然而這不是要我們什麼事情都要當下就做，如果任何事情都當下就做，只會回到第一點提到的問題，工作轉換將消耗大量時間成本。
因此這裡有一個很關鍵的觀念區別：
智慧型手機不是讓我們隨時做事情，而是隨時有事情可以做。不是要我們當下就做，而是讓我們能夠稍後再做。


  • 09.硬要去做「不適合手機」做的事情
智慧型手機不是電腦的延伸，不是讓你把電腦上可以做的事情拿到手機上做，而是應該有全新的使用方式，用來解決一些以前無法解決的問題。
例如以我常常推薦的 Evernote 為例，很多朋友會一直想要在手機上整理筆記，但這並非好方法，要整理筆記就應該回到電腦端的網頁或軟體上整理，而行動裝置是用來快速記錄筆記、搜尋筆記、瀏覽筆記用的。
手機有適合手機做的事情，當然，有時候不得已我們必須在行動裝置上處理一些更適合電腦上做的任務，但正常的使用流程下，還是發展出適合手機的工作方式更好。


  • 10.因為你不知道智慧型手機可以幹嘛？
手機可以打電話、可以上網、可以使用社群、可以拍照，這些是一般用戶也能立刻學會的手機功能，為什麼用戶不去做其他的事情呢？有可能是沒有需求，但也很有可能是不知道還可以幹嘛？
因為不知道有哪些 App 可以解決哪些事情，因為沒有想到可以怎麼去活用自己的行動裝置。
所以這篇文章最後，也附上我分享過的兩篇 Android、 iPad 可以拿來做什麼延伸應用的文章，讓你可以把智慧型裝置更深入的活用到工作與生活上。
張貼者： 於

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